Règlement d’instruction des dossiers de demande d’aide

Conformément à l’article L. 324-17 du CPI, la Sofia doit utiliser 25 % des sommes provenant de la rémunération pour copie privée à des actions d’aide à la création, à la formation et à l’éducation artistique et culturelle.

Le présent règlement définit les modalités d’attribution de ces aides.

1 – Éligibilité des demandes

Le soutien de la Sofia ne peut concerner que des actions qui ressortent exclusivement du domaine du livre.

Il peut s’agir d’actions d’aide à la création et à la diffusion des œuvres, en particulier les salons, festivals et rencontres littéraires, d’actions de défense, de promotion et d’information engagées dans l’intérêt des auteurs, des éditeurs et du livre, d’actions d’aide au développement de l’éducation artistique et culturelle autour du livre et de la lecture, en priorité pour les publics les plus jeunes ou les plus éloignés de la culture, ou encore d’actions de formation ou de professionnalisation des acteurs de la chaîne du livre.

Au regard des priorités définies par le Conseil d’administration de la Sofia, les aides à la création bénéficient très majoritairement aux organisateurs de manifestations littéraires (salons, festivals, rencontres…), sur l’ensemble du territoire et pour l’ensemble des secteurs de l’édition (romans, nouvelles, bande dessinée, jeunesse, histoire, essais, polar, fantastique, poésie, théâtre…). Ces actions contribuent à renforcer la présence des livres et des auteurs sur tout le territoire et à favoriser la rencontre du plus grand nombre avec les œuvres. Elles sont également un soutien constant au développement de la lecture et de l’éducation artistique et culturelle (EAC).

Certaines actions visent également plus particulièrement la défense et la promotion du droit d’auteur et des intérêts de l’ensemble des acteurs de la chaîne du livre. Elles sont le plus souvent à l’initiative des organisations représentatives des auteurs, des éditeurs, des libraires ou des bibliothécaires.

Les conditions d’accès au soutien de la Sofia sont fondées sur des critères équitables. Elles ont été déterminées par le Conseil d’administration en tenant compte des dispositions du Code de la propriété intellectuelle et des recommandations du ministère de la Culture et de la Commission de contrôle des organismes de gestion collective.

Le Conseil d’administration a de surcroît déterminé au fil des années les orientations plus spécifiques de l’intervention de la Sofia au titre de l’action artistique et culturelle.

S’agissant des manifestations littéraires, seuls les salons, festivals ou rencontres intégrant lectures, présentations, ateliers, débats ou conférences sont soutenus, ce qui exclue notamment les marchés ou foires commerciales du livre.

La rémunération des auteurs intervenant lors de ces manifestations, selon des critères et des barèmes définis avec le Centre national du livre et les associations d’auteurs, est une condition absolue d’attribution, ainsi que l’envoi à l’auteur, au moins un mois avant la prestation (sauf cas exceptionnel), d’un contrat d’engagement réciproque à signer entre l’auteur et le porteur de projet, qui devra être conforme dans ses principales dispositions au modèle proposé par la Sofia.

Les actions de promotion en faveur d’un seul auteur, d’une seule maison d’édition, marque ou collection éditoriale s’y rattachant, ou d’une seule librairie sont également exclues.

Les demandes concernant les prix ne peuvent être déposées que si elles sont accompagnées de rencontres entre les auteurs et le public, ateliers dans les classes, etc.

Les résidences d’auteur ou programmes de résidence ne peuvent pas bénéficier du soutien de la Sofia.

Aucune action ne peut être soutenue pour un montant d’aide supérieur à 50% du budget total présenté. Une exception à ce principe reste possible, au cas par cas, pour les actions de formation.

Aucune aide allouée une année ne crée de droit automatique à renouvellement du soutien pour les années suivantes.

2 – Dépôt des demandes

Une procédure de dépôt en ligne des dossiers de demande d’aide est directement accessible sur le site www.la-sofiaactionculturelle.org. Seuls les dossiers déposés sur ce site seront étudiés par la Sofia. Aucun dossier papier n’est accepté.

Le porteur de projet doit fournir lors de ce dépôt toutes les pièces demandées à l’appui de sa demande, en particulier une lettre de demande adressée au président de la Sofia, un document de présentation de l’action (comportant, le cas échéant, un programme prévisionnel), un budget prévisionnel de l’action, indiquant clairement les montants de rémunération des auteurs intervenants, ainsi que le tableau prévisionnel des rémunérations à verser par catégorie d’intervention.

Aucun dossier incomplet ne pourra être examiné par la Commission d’attribution des aides.

La rémunération des auteurs participant à chaque manifestation est une condition essentielle d’attribution. Elle doit apparaître de manière explicite sur une ligne budgétaire distincte et respecter la grille de tarifs applicables l’année de la manifestation par les structures soutenues par la Sofia pour la rémunération des auteurs (écrivains, illustrateurs, traducteurs…) intervenant dans des manifestations littéraires et au sein de programmes d’éducation artistique et culturelle.

Si l’auteur est payé en note d’honoraires, le montant de la facture doit correspondre au montant minimum de la rémunération brute en salaires.

S’il s’agit d’un renouvellement de demande pour un projet qui a déjà précédemment été soutenu, les éléments de bilan d’utilisation de l’aide précédente, visés à l’article 6 du présent règlement, doivent également avoir été communiqués à la Sofia.

Si l’action précédemment aidée est encore en cours au moment de la nouvelle demande, un bilan d’étape est nécessaire sur l’ensemble des points visés à l’article 6.

En l’absence de ces pièces la Commission d’attribution des aides ne pourra pas examiner la nouvelle demande.

S’il s’agit d’un dossier porté directement par une collectivité locale, le budget de l’opération doit clairement faire apparaître l’aide apportée par la collectivité locale à l’opération visée. Quel que soit le niveau hiérarchique des décisions politiques ou financières, la collectivité désignera un interlocuteur unique pour la Sofia du dépôt du dossier jusqu’au versement de l’aide. Cet interlocuteur unique sera seul à disposer des  identifiants d’accès à la plateforme (courriel et mot de passe) lui permettant de déposer un dossier, de déposer sur son espace personnel la convention signée par le représentant légal et un RIB (en aucun cas un « titre de recettes » émis, avec des délais de versement, par le Trésor Public). Charge à cet interlocuteur unique de transmettre ces informations en cas d’absence ou de départ. La Sofia préconise toutefois la création d’un courriel générique comme par exemple : nomduprojet@nomdedomaine.fr qui permette de faciliter l’utilisation des identifiants pour le porteur de projet notamment pour l’historique des échanges. Seuls les délais de signature et de versement de l’aide par la Sofia sont valables. La collectivité devra certifier à la Sofia que l’aide a bien été attribuée dans le seul cadre de l’opération soutenue et n’est en aucune façon venue augmenter d’autres postes budgétaires au budget de la collectivité.

 Un calendrier de dépôt des demandes figure sur le site de la Sofia. Il indique les dates limites de dépôt des dossiers en fonction de la période à laquelle se déroule l’action qui fait l’objet de la demande. Seuls les dossiers déposés avant la date limite seront étudiés. Les porteurs de projet ont toutefois la possibilité de modifier ou de compléter les éléments d’un dossier, postérieurement à son dépôt, jusqu’à la date d’affectation à une commission par la Sofia.

3 – Instruction des demandes

Par délégation du Conseil d’administration, il appartient à la Commission d’attribution des aides, composée d’administrateurs issus du Conseil restreint et de membres de la Sofia indépendants des instances dirigeantes, d’examiner les dossiers de demande d’aide, de vérifier que ces dossiers remplissent les conditions d’éligibilité et répondent aux orientations de la Sofia, de statuer favorablement ou non sur la demande et de déterminer, le cas échéant, le montant alloué. Les décisions de la Commission d’attribution des aides doivent être validées par le Conseil d’administration qui suit.

Il est rappelé que lorsqu’un administrateur est directement ou indirectement impliqué dans la direction d’une action culturelle, il n’est pas habilité à présenter lui-même son dossier en séance et qu’il n’est donc présent ni lors des débats ni lors du vote.

Qui plus est, si une aide est accordée à l’action considérée, elle fait l’objet de la signature d’une convention règlementée avec l’organisme bénéficiaire. Le Commissaire aux comptes de la Sofia établit par ailleurs un rapport spécial sur ces conventions règlementées, rapport spécial qui est inclus dans le rapport de transparence de la Sofia.

Les raisons d’un éventuel refus sont motivées au regard des critères d’éligibilité. La Sofia reste toutefois souveraine sur le choix d’attribuer ou non une aide, en raison notamment de ses priorités et de ses disponibilités budgétaires.

4 – Attribution des aides

Toute aide allouée est signifiée au porteur de projet à l’issue du conseil d’administration ayant validé les propositions de la commission d’attribution et fait l’objet d’une convention entre la Sofia et le bénéficiaire.

Cette convention prévoit les conditions d’utilisation du concours apporté ainsi que celles dans lesquelles le bénéficiaire communique à la Sofia les éléments permettant de justifier que l’aide est utilisée conformément à sa destination.

La convention prévoit également les obligations du bénéficiaire en termes de communication quant au soutien de la Sofia, a minima la présence du logo de Sofia sur tout support de communication (programme, affiches, invitations…) et la présence, sur le site du bénéficiaire, du logo actif de la Sofia renvoyant sur le site institutionnel de la Sofia.

5 – Versement de l’aide

La convention signée par le bénéficiaire et son RIB doivent parvenir à la Sofia (via l’espace personnel du bénéficiaire sur le site action culturelle) dans un délai maximum de six mois à compter de la date d’émission de la convention par la Sofia.

La Sofia procède au versement de l’aide dès réception de la convention et du RIB sur le site action culturelle.

Le montant attribué est une subvention non assujettie à la TVA.

En aucun cas, cette aide ne peut être affectée à un autre usage que celui décrit par le dossier de demande présenté à la Commission d’attribution des aides de la Sofia, ni faire l’objet d’une mobilisation, en tant que créance, auprès d’un établissement financier.

6 – Bilan de l’action soutenue

Le porteur de projet communiquera à la Sofia, au plus tard trois mois après l’opération :

• un rapport d’activité accompagné d’un bilan financier de l’action soutenue, permettant notamment de vérifier que l’aide a bien été utilisée conformément à sa destination ;
• un document Excel indiquant, pour chacun des auteurs participants, le montant des rémunérations versées et la nature des prestations ;
• un document certifiant que l’ensemble des auteurs ont bien reçu un contrat conforme en amont de la prestation et ont bien été rémunérés dans un délai maximum de soixante jours après la manifestation.

7 – Cas d’annulation

En cas d’annulation de l’opération et si la Sofia décidait de maintenir néanmoins son aide, le Bénéficiaire s’engage à affecter prioritairement celle-ci à la rémunération des auteurs qui avaient été invités.

8 – Modalités d’information et de publicité

La Sofia établit, dans le cadre de son rapport de transparence annuel, un rapport spécial portant sur l’utilisation de ces sommes. Ce dernier est soumis au vote de l’Assemblée générale de la Sofia, publié sur le site de la Sofia et adressé au ministre chargé de la Culture et à la Commission de contrôle des organismes de gestion collective.

Une base de données numérique unique (www.aidescreation.org) recense par ailleurs, pour l’ensemble des organismes de gestion collective, les noms des bénéficiaires et le montant des sommes attribuées.

Télécharger le modèle d’accord relatif à une prestation d’auteur

Mise à jour le 31 mai 2021